נוהל החזרת רכב חברה

מטרת הנוהל

מטרת נוהל זה להסדיר את תהליך החזרת רכב החברה מעובד, לרבות בדיקת הרכב והציוד הנלווה, תיעוד מצבו, העברתו לעובד אחר או החזרתו לחברת הליסינג, ועדכון כלל המערכות ובעלי התפקידים הרלוונטיים.

ביצוע התהליך באופן מסודר ומתועד נועד למנוע טעויות, חיובים מיותרים, אובדן ציוד, מחלוקות בנוגע לנזקים ולאפשר מעקב מלא לצורכי בקרה וביקורת.

היערכות מקדימה להחזרת הרכב

יום לפני מועד החזרת הרכב יש ליצור קשר עם העובד המחזיר ולתזכר אותו להגיע עם הרכב וכל הציוד שנמסר יחד עמו.

בין היתר יש לוודא החזרת:

1. מפתחות הרכב והמפתח הרזרבי.
2. מגש אחורי, ככל שקיים.
3. ערכת כלי נהג וציוד מקורי של הרכב.
4. כבל/כבלי טעינה ברכב חשמלי או היברידי נטען.
5. התקן פסקל ו/או כל התקן אחר השייך לרכב.
6. כל ציוד נוסף שנמסר לעובד יחד עם הרכב.

ככל שהרכב מיועד להעברה לעובד אחר, יש להנחות את העובד המחזיר למסור את הרכב נקי ומתודלק/טעון כנדרש.

ככל שהרכב מסיים עסקה ומיועד להחזרה לחברת הליסינג, אין צורך בניקוי או תדלוק לצורך מסירה לעובד אחר, אלא אם קיימת דרישה אחרת בהתאם להסכם או להנחיות חברת הליסינג.

קבלת הרכב מהעובד

החזרת הרכב תבוצע בנוכחות העובד ובסמוך לרכב.

בעת ההחזרה יש לבצע ולתעד את הפעולות הבאות:

1. בדיקה חיצונית ופנימית של הרכב ותיעוד נזקים קיימים.
2. צילום הרכב בהתאם לצורך, לרבות מוקדי נזק.
3. רישום קריאת מד האוץ (קילומטראז').
4. בדיקת רישיון הרכב ומסמכי הביטוח המצויים ברכב.
5. בדיקת החזרת כלל הציוד הנלווה.
6. רישום ציוד חסר או ליקויים שהתגלו בעת ההחזרה.
7. החתמת העובד על טופס החזרת רכב וזיכוי.

אין לראות את תהליך ההחזרה כמושלם עד לביצוע התיעוד והחתמת העובד.

רכב המיועד לעובד אחר

כאשר הרכב נשאר בחברה ומיועד להעברה לעובד אחר, יש לוודא טרם המסירה:

1. שהרכב נקי ומוכן למסירה.
2. שקיימת כמות דלק/טעינה מתאימה.
3. שכל הציוד הנדרש נמצא ברכב.
4. שלא קיימים ליקויים או נזקים המחייבים טיפול לפני מסירה.
5. שבוצעה בדיקת בטיחות כנדרש והרכב תקין לשימוש.
6. שפרטי המחזיק החדש יעודכנו במערכות במועד המסירה.

רכב המסיים עסקה ומוחזר לחברת הליסינג

כאשר הרכב מסיים עסקה ומוחזר לחברת הליסינג, יש לבצע את הפעולות הבאות טרם מסירתו:

1. צילום ותיעוד מלא של הרכב – צילום היקפי של הרכב, פנים הרכב וכל נזק קיים.
2. פירוק התקן התדלוק – ככל שקיים, וביצוע חסימה/ביטול של הרכב במערכות חברות הדלק.
3. ביטול מנויי כבישי אגרה – לרבות כביש 6, מנהרות הכרמל, חוצה צפון, הנתיב המהיר וכל שירות אגרה נוסף שאליו משויך הרכב כולל הסדרי חניה.
4. הסרת סימני החברה – מדבקות לוגו, תווי חניה, מדבקות נוהל 6 וכל מדבקה או זיהוי השייכים לחברה.
5. בדיקה יסודית של תא הנוסעים ותא המטען – יש לוודא שלא נשאר ברכב ציוד אישי או ציוד חברה, לרבות מראות פנורמיות, שלטי/אישורי חניה, משקפי שמש, מסמכים, כבלים, התקנים וכדומה.
6. מסירת הרכב לחברת הליסינג – יש לקבל ולשמור טופס החזרה מסודר.
7. תיעוד מועד המסירה – יש לוודא שבטופס ההחזרה מופיעים תאריך ושעת לקיחת הרכב וכן פרטי הנהג/הנציג שקיבל או לקח את הרכב.

תיעוד מדויק של מועד ופרטי מסירת הרכב חשוב במיוחד לצורך בירור עתידי של דוחות תנועה, חניה, כבישי אגרה או אירועים שנרשמו בסמוך למועד סיום ההחזקה ברכב.

רכב הנשאר בחברה כרכב פנוי

כאשר הרכב אינו מוחזר לחברת הליסינג ואינו מועבר באופן מיידי לעובד אחר, יש:

1. לבצע בדיקת בטיחות ולוודא שהרכב תקין וכשיר למסירה עתידית.
2. לתעד את מיקום הרכב.
3. לוודא שהמפתחות והציוד הנלווה נשמרים במקום המיועד לכך.
4. לעדכן את הרכב בתוכנת ניהול צי הרכב בסטטוס "רכב פנוי / מאגר".
5. לוודא כי לא נשאר במערכת עובד המשויך לרכב כמחזיק פעיל.
6. לבצע מעקב אחר הרכב עד להקצאתו מחדש.

עדכון מערכות וסגירת התהליך

לאחר השלמת החזרת הרכב יש לעדכן באופן מיידי את תוכנת ניהול צי הרכב.

יש לעדכן ולצרף, בהתאם למקרה:

• מועד סיום החזקת הרכב על ידי העובד.
• קריאת הקילומטראז' בעת ההחזרה.
• מצב הרכב והנזקים שתועדו.
• סטטוס הרכב – הוחזר לליסינג / הועבר לעובד אחר / רכב פנוי במאגר.
• טופס החזרת הרכב החתום.
• תמונות ותיעוד נזקים.
• טופס ההחזרה של חברת הליסינג.
• כל מסמך רלוונטי נוסף.

בנוסף, יש לשלוח עדכון מסודר לבעלי התפקידים הרלוונטיים בחברה, לרבות כספים, שכר ומשאבי אנוש, בהתאם לצורך.

העדכון יכלול את פרטי העובד, מספר הרכב, מועד ההחזרה, הקילומטראז', סטטוס הרכב לאחר ההחזרה וכל מידע שיש לו משמעות כספית, תפעולית או הקשורה לשכר העובד.

סיום ובקרה

תהליך החזרת רכב ייחשב כסגור רק לאחר השלמת כלל הפעולות הרלוונטיות, העלאת המסמכים למערכת ועדכון בעלי התפקידים הנדרשים.

יש לנהל צ'קליסט החזרת רכב לכל רכב המוחזר מהעובד, ולסמן כל פעולה שבוצעה.

עבודה על פי הצ'קליסט תמנע השמטת פעולות, אובדן ציוד, חיובים מיותרים ופערי מידע, ותבטיח תיעוד מלא ומדויק של תהליך החזרת הרכב לכל צורך תפעולי, כספי, משפטי או ביקורתי.