מטרת הנוהל
להגדיר את אופן הטיפול במקרה של אובדן, גניבה או נזק למפתחות הרכב או למסמכי הרכב, במטרה לשמור על ביטחון הרכב, למנוע שימוש בלתי מורשה, לצמצם נזקים ולהבטיח את המשך השימוש ברכב בהתאם לדרישות החוק ולהנחיות החברה.
תחולת הנוהל
הנוהל חל על כלל העובדים והנהגים המחזיקים או משתמשים ברכב חברה, לרבות רכבי ליסינג, רכבים בבעלות החברה ורכבים תפעוליים.
טיפול באובדן או גניבת מפתח רכב
במקרה של אובדן או גניבת מפתח הרכב, על הנהג לפעול בהתאם להנחיות הבאות:
- דיווח מיידי: יש לדווח בהקדם האפשרי לקצין הבטיחות בתעבורה או לגורם האחראי בחברה, ולציין את מיקום הרכב, מועד גילוי האובדן והנסיבות הידועות.
- בדיקת מפתח חלופי: יש לברר האם קיים מפתח רזרבי זמין והאם ניתן להשתמש בו באופן בטוח.
- אבטחת הרכב: יש לוודא שהרכב נעול ומאובטח. אם קיים חשש שהמפתח הגיע לידיים זרות, אין להשאיר את הרכב במקום שבו הוא חשוף לגניבה ללא נקיטת אמצעי אבטחה מתאימים.
- יצירת קשר עם חברת הליסינג או הגורם המטפל: מנהל צי הרכב יפנה לספק הרכב או למוסך מורשה לצורך הזמנת מפתח חלופי, תכנותו ובחינת הצורך בביטול הרשאות המפתח שאבד.
- דיווח למשטרה: במקרה של חשד לגניבת המפתח, יש לפנות למשטרה ולפעול בהתאם להנחיותיה ולהנחיות חברת הביטוח או הליסינג.
- תיעוד האירוע: יש לתעד את האירוע במערכת ניהול צי הרכב, לרבות העלויות והפעולות שבוצעו.
אין להזמין או לשכפל מפתח רכב באופן עצמאי ללא אישור הגורם המוסמך בחברה.
טיפול באובדן או גניבת מסמכי רכב
במקרה של אובדן או גניבת רישיון רכב, תעודת ביטוח או מסמך אחר הקשור לרכב:
- יש לדווח למנהל צי הרכב או לגורם האחראי בחברה.
- יש לבדוק האם קיים עותק דיגיטלי תקף של המסמך במערכות החברה או אצל חברת הליסינג.
- מנהל צי הרכב יפעל לקבלת העתק או מסמך חלופי מהגורם המוסמך, בהתאם לסוג המסמך.
- במקרה של חשד לגניבת מסמכים, יש לבחון את הצורך בדיווח למשטרה ולגורמים הרלוונטיים.
- אין להמשיך בנסיעה אם חסר מסמך שהחוק מחייב להחזיק או להציג ושאין לגביו חלופה המותרת בדין.
- יש לעדכן את מערכת ניהול צי הרכב ולתעד את השלמת הטיפול.
יובהר כי חובת החזקת מסמכים פיזיים או דיגיטליים תיקבע בהתאם להוראות הדין העדכניות בישראל.
אחריות הנהג
הנהג אחראי לשמירה נאותה על מפתחות הרכב ומסמכיו, לרבות הימנעות מהשארת מפתח ברכב ללא השגחה, מסירתו לאדם בלתי מורשה או השארת מסמכים רגישים במקום חשוף.
במקרה של אובדן, על הנהג לשתף פעולה באופן מלא עם הגורמים המטפלים ולמסור מידע מדויק על נסיבות האירוע.
אחריות מנהל צי הרכב
מנהל צי הרכב אחראי לתיאום הטיפול מול חברת הליסינג, חברת הביטוח, המוסך או ספק השירות, לפי העניין.
כמו כן, עליו לוודא כי האירוע תועד, כי הסיכון לשימוש בלתי מורשה ברכב טופל וכי הנהג קיבל הנחיות להמשך השימוש ברכב.
סיום הטיפול
האירוע ייחשב כסגור לאחר שהונפקו המפתח או המסמכים החלופיים, הוסדרו היבטי אבטחת הרכב ככל שנדרש, והושלם תיעוד האירוע.
נוהל זה מהווה מסגרת הנחיות כללית ואינו מחליף את הוראות הדין, הנחיות הרשויות המוסמכות או הנהלים המחייבים של הארגון
