החלפת רכב בצי החברה כוללת החזרה מסודרת של הרכב הקיים, בדיקת מצבו, קליטת הרכב החדש ועדכון כל הנתונים והמסמכים הנדרשים.
בלופו ניהול ציי רכב אנו מלווים ומבקרים את התהליך מתחילתו ועד להשלמת המסירה.
במסגרת שירותי קצין בטיחות בתעבורה, בלופו ניהול ציי רכב אנו מלווים ומבקרים את התהליך מתחילתו ועד להשלמת המסירה.
מטרת הנוהל
נוהל זה נועד להסדיר את אופן החלפת הרכב המוצמד או הנמסר לנהג ולהבטיח כי:
- החזרת הרכב הקודם מתועדת כנדרש.
- מצב הרכב, הנזקים והליקויים הקיימים נבדקים ומתועדים.
- ציוד ומסמכים השייכים לרכב מוחזרים.
- נתוני הרכב והנהג מעודכנים במערכות הארגון.
- הרכב החדש נבדק לפני מסירתו.
- הנהג מקבל רכב המתאים לתפקידו ולהרשאת הנהיגה שלו.
- הנהג מקבל הסבר על הרכב החדש ועל המערכות הרלוונטיות לשימוש בטוח ונכון.
1. תיאום החלפת הרכב
החלפת הרכב תתואם מראש מול הגורם האחראי על צי הרכב בארגון, חברת הליסינג או הגורמים הרלוונטיים בהתאם למבנה צי הרכב.
ככל שניתן, מומלץ לוודא מראש את מועד ומקום ההחלפה, פרטי הרכב המוחזר ופרטי הרכב החדש, כדי למנוע מצב שבו הנהג מגיע להחלפה כאשר חסרים מסמכים, ציוד או אישורים הנדרשים להשלמת התהליך.
2. הכנת הרכב המוחזר
לפני החזרת הרכב על הנהג לפנות ממנו ציוד וחפצים אישיים ולהחזיר אותו בהתאם לנהלי הארגון או חברת הליסינג.
יש לוודא כי יחד עם הרכב מוחזרים, לפי העניין:
- מפתחות הרכב וכל מפתח נוסף שנמסר לנהג.
- כרטיסי תדלוק או אמצעי תשלום המשויכים לרכב.
- אמצעי זיהוי או התנעה השייכים לארגון.
- שלטים, התקנים וציוד של החברה.
- אביזרים שנמסרו יחד עם הרכב.
- כבל טעינה וציוד טעינה כאשר מדובר ברכב חשמלי או ברכב פלאג־אין, ככל שסופקו עם הרכב.
- ביטול מנויים לכבישי אגרה, חברות דלק ואפליקציות חניה.
- כל ציוד נוסף הרשום ברשומת הרכב.
כאשר מותקנים ברכב התקנים השייכים לארגון, כגון מערכות איתור, ציוד תפעולי או ציוד ייעודי, יש לפעול בהתאם להחלטת הארגון לגבי פירוקם, העברתם לרכב החדש או השארתם ברכב.
3. תיעוד מצב הרכב המוחזר
במועד ההחזרה יש לבצע תיעוד מסודר של מצב הרכב.
מומלץ לתעד בין היתר:
- מספר הרישוי.
- מד האוץ – הקילומטראז' בעת ההחזרה.
- מצב המרכב החיצוני.
- תא הנוסעים ולבדוק שלא נשאר ציוד אישי.
- נזקים, שריטות, מכות או ליקויים ידועים.
- ציוד חסר, ככל שקיים.
כאשר קיימים נזקים שלא תועדו קודם לכן, יש לברר האם הם כבר דווחו במסגרת תאונה, אירוע נזק או תקלה ולהעביר את המידע לגורם האחראי לצורך המשך טיפול.
צילום הרכב בעת ההחזרה יכול לספק תיעוד ברור של מצבו במועד שבו הסתיימה האחריות של הנהג עליו.
4. בדיקת טיפולים, תקלות ואירועים פתוחים
החלפת רכב היא גם הזדמנות לסגור את המידע התפעולי הקשור לרכב המוחזר.
לפני סיום הטיפול ברכב ולפני הכנתו למשתמש הבא יש לבדוק, בהתאם לצורך, האם קיימים:
- טיפולים שטרם הושלמו.
- תקלות פתוחות.
- תיקוני תאונה שטרם בוצעו.
- קריאות שירות או תיקונים שנקבעו לרכב.
- דיווחים שטרם נסגרו מול חברת הליסינג, הביטוח או המוסך.
ליקוי בטיחותי ידוע אינו אמור "לעבור יחד עם הרכב" לנהג הבא ללא טיפול או תיעוד. אם התגלה ליקוי המחייב בדיקה או תיקון, יש להעבירו להמשך טיפול בהתאם לנהלי הארגון ולהנחיות הגורם המקצועי.
5. עדכון סיום השיוך של הרכב הקודם
עם החזרת הרכב יש לעדכן את משאבי אנוש, כספים, שכר ובמערכת ניהול צי הרכב על ההחלפה ופרטיו.
יש לתעד את מועד ההחזרה, הקילומטראז' ומצב הרכב, וכן לעדכן את סטטוס הרכב בהתאם להמשך דרכו: החזרה לחברת ליסינג, העברה לנהג אחר, מכירה, טיפול, השבתה או כל סטטוס אחר הנהוג בארגון.
עדכון זה חשוב במיוחד כאשר בארגון קיימים מספר רב של כלי רכב ונהגים, משום שהוא מאפשר לשמור על מצבת רכבים ונהגים מדויקת ומעודכנת.
6. בדיקת הרכב החדש לפני המסירה
לפני מסירת הרכב החדש לנהג יש לוודא כי הרכב החדש מוכן לשימוש וכי אין בו נזקים או ליקוי כזה או אחר.
בהתאם לסוג הרכב לנהלי הארגון, הבדיקה עשויה לכלול בין היתר:
- התאמת פרטי הרכב להזמנה ולרישומים.
- רישיון רכב ומסמכים נדרשים.
- תוקף ביטוח בהתאם לנהלי הארגון.
- צמיגים ומצבם הכללי.
- תאורה ואיתות.
- שמשות ומראות.
- חגורות בטיחות.
- נורות אזהרה בלוח המחוונים.
- ציוד הבטיחות והציוד הנדרש ברכב.
- תקינות כללית הניתנת לזיהוי בבדיקה.
- אביזרים ומערכות שהוזמנו עבור הרכב.
כאשר מדובר ברכב שעבר מנהג אחר ולא ברכב חדש מהספק, יש לתת תשומת לב מיוחדת לליקויים קיימים ולהיסטוריית הטיפול שלו. יש לבצע הכנה למסירה.
7. התאמת הנהג לרכב החדש
לפני מסירת הרכב יש לוודא כי רישיון הנהיגה של הנהג תקף ומתאים לסוג הרכב שבו הוא עומד לנהוג.
יש לבצע בדיקת נוהל 14 מול אתר משרד התחבורה לפי סוג הנהג (מקצועי/לא מקצועי) ולתעד פלט.
כאשר ההחלפה כוללת מעבר לסוג רכב שונה באופן משמעותי – לדוגמה מעבר מרכב פרטי לרכב מסחרי, רכב כבד או רכב בעל מאפיינים תפעוליים מיוחדים – יש לוודא כי מתקיימות דרישות הרישוי, ההרשאה וההדרכה הרלוונטיות.
8. הדרכת הנהג על הרכב החדש
גם נהג מנוסה אינו בהכרח מכיר את הדגם החדש שקיבל, התקנות דורשות שהנהג יהיה "בקיא בהפעל הרכב ומערכותיו"(תקנה 25 א).
מערכות התפעול והבטיחות משתנות בין כלי רכב, ולכן במעמד המסירה יש להסביר לנהג את המערכות העיקריות הרלוונטיות לשימוש היומיומי.
בהתאם לרכב, ההדרכה יכולה לכלול:
- התנעה וכיבוי.
- אופן הפעלת בלם החניה.
- תפעול תיבת ההילוכים.
- מערכות סיוע לנהג.
- בקרת שיוט.
- מערכות התרעה ובטיחות.
- חיישנים ומצלמות.
- פתיחת מכסה המנוע ותא המטען.
- כלי נהג וגלגל רזרבי או ערכת ניפוח.
- איתור ציוד הבטיחות.
- תדלוק או טעינה.
- זיהוי נורות אזהרה משמעותיות.
- הנחיות מיוחדות הקשורות לרכב.
9. מעבר לרכב חשמלי או היברידי
כאשר הנהג עובר לראשונה לרכב חשמלי, פלאג־אין או רכב בעל מערכת הנעה שאינה מוכרת לו, מומלץ לתת הדרכה ייעודית.
יש להסביר בין היתר את אופן הטעינה, פתיחת שקע הטעינה, שימוש בכבלי הטעינה שסופקו, משמעות טווח הנסיעה המוצג ברכב וההתנהלות במקרה של תקלה או קושי בטעינה.
אם הארגון משתמש בכרטיסי טעינה או באפליקציות טעינה, יש לוודא שהנהג קיבל גם את אמצעי הגישה המתאימים.
10. מסירת ציוד ואמצעים נלווים
במעמד מסירת הרכב יש לוודא כי הנהג קיבל את כל הציוד והאמצעים הדרושים לו לצורך העבודה והשימוש ברכב.
בהתאם למדיניות הארגון, אלו עשויים לכלול מפתחות, כרטיס תדלוק או טעינה, אמצעי התנעה, התקני כבישי אגרה, ציוד בטיחות, ציוד תפעולי ואביזרים נוספים.
מומלץ לתעד את מסירתם כדי למנוע מחלוקות בעת החלפת הרכב הבאה.
11. עדכון השיוך לרכב החדש
לאחר השלמת המסירה יש לעדכן את שיוך הרכב החדש לנהג במערכות הארגון.
הרישום צריך לאפשר לזהות בצורה ברורה ממתי נמצא הרכב באחריות הנהג ולכלול, בהתאם למערכת שבה משתמש הארגון, את פרטי הרכב, מועד המסירה, הקילומטראז' ופרטים רלוונטיים נוספים.
כאשר קיימים שירותים המשויכים למספר רישוי מסוים – לדוגמה כרטיס תדלוק, אמצעי טעינה, כבישי אגרה, חניה או מערכת איתור – יש לוודא שגם השיוך בהם עודכן.
12. אישור השלמת ההחלפה
בסיום התהליך מומלץ לקבל אישור מתועד לכך שהנהג החזיר את הרכב הקודם וקיבל את הרכב החדש ואת אישורו לבצע הסבות של דוחות על הרכב החדש עד למועד החזרתו ןברכב החדש מרגע קבלתו.
האישור יכול לכלול את מצב שני כלי הרכב במועד ההחלפה, המפתחות והציוד שנמסרו או הוחזרו, הקילומטראז', נזקים ידועים והדרכה שניתנה.
כך ניתן לסיים את תהליך ההחלפה כאשר לכל הצדדים ברור איזה רכב הוחזר, איזה רכב נמסר ומה היה מצבם בנקודת המעבר.
אחריות ובקרה
תהליך החלפת רכב הוא חלק מניהול שוטף ומקצועי של צי הרכב.
קצין הבטיחות בתעבורה והגורמים האחראים על צי הרכב בארגון יבצעו את הבדיקות, התיעוד והבקרות הנדרשות בהתאם לסוגי כלי הרכב, אופי הפעילות, נהלי הארגון והוראות הדין החלות עליו.
במסגרת לופו ניהול ציי רכב, אנו מלווים ארגונים בניהול ובקרה של צי הרכב ובתהליכים הקשורים לנהגים ולכלי הרכב – החל מקליטת נהג ומסירת רכב, דרך המעקב השוטף ועד להחלפת הרכב והמשך ניהולו בצי.
המטרה היא שתהליך החלפת הרכב לא יהיה פעולה טכנית בלבד, אלא תהליך מסודר שבו כל רכב, נהג, מסמך ופעולה מקבלים את הבקרה והתיעוד המתאימים.
