קבלת דוחות תעבורה, חניה ודוחות אכיפה אחרים היא חלק שוטף מניהול צי רכב.
ברכב חברה, רכב ליסינג או רכב מאגר, הדוח נשלח בדרך כלל לבעל הרכב הרשום ולא בהכרח לנהג שביצע בפועל את העבירה.
לכן נדרש טיפול מסודר, מתועד ובמועדים הנכונים, החל משלב קליטת הדוח ועד לסיום הטיפול והסבתו לנהג הרלוונטי, ככל שניתן ובהתאם להוראות הגוף שהנפיק את הדוח.
מבחינת ניהול צי רכב, המטרה היא לשמור בכל עת על רצף אחריות ברור בין הרכב לבין הנהג שהחזיק בו במועד העבירה.
ללא רישום מסודר של הקצאות רכב, החלפות, רכבים חלופיים ורכבי מאגר, יהיה קשה לבצע הסבה נכונה כאשר הדוח מגיע לעיתים זמן רב לאחר האירוע.
במסגרת שירותי קצין בטיחות בתעבורה וניהול צי הרכב, לופו ניהול ציי רכב מסייעת לארגונים לנהל את תהליך קליטת הדוחות, איתור הנהגים, ביצוע ההסבות והבקרה עד לסגירת הטיפול.
מטרת הנוהל
מטרת הנוהל היא לקבוע דרך עבודה אחידה לטיפול בדוחות המתקבלים בגין כלי רכב שבשימוש הארגון, ולוודא כי:
- כל דוח נקלט ונרשם במועד.
- הרכב והנהג הרלוונטי למועד העבירה מזוהים באופן מבוסס.
- נבדק מקור הדוח והמועד האחרון לטיפול בו.
- בקשת ההסבה מוגשת עם המסמכים הנדרשים.
- קיים תיעוד מלא של כל שלבי הטיפול.
- הדוח נשאר במעקב עד לקבלת תשובה וסגירת האירוע.
1. קליטת הדוח ובדיקת פרטים ראשונית
עם קבלת דוח יש לפתוח אותו לטיפול באופן מיידי ולא להמתין למועד האחרון המופיע עליו.
בשלב הראשון יש לבדוק ולתעד:
- מספר הדוח.
- מספר הרישוי של הרכב.
- תאריך ושעת העבירה.
- מקום ביצוע העבירה.
- סוג העבירה.
- הגוף שהנפיק את הדוח.
- סכום הקנס.
- מועד קבלת הדוח בארגון.
- המועד האחרון לביצוע פעולה.
- סטטוס הטיפול.
בדוח תנועה מבוסס צילום, חובה לוודא שמספר הרכב וצבעו תואמים לפרטים בדוח. לעיתים המערכת שוגה בזיהוי, ורושמת דוח שגוי לרכב שלא ביצע עבירה.
כאשר מדובר ברכב ליסינג, יש לקחת בחשבון שהדוח עשוי לעבור תחילה דרך חברת הליסינג ורק לאחר מכן להגיע לארגון.
לכן יש לבדוק גם את מועד האירוע ולא להסתמך רק על מועד קבלת הדוח בפועל.
2. זיהוי סוג הדוח והגורם המטפל
לפני ביצוע הסבה יש לזהות מי הגוף שהנפיק את הדוח.
אין לטפל בכל הדוחות באותה דרך.
דוח משטרה מטופל מול משטרת ישראל, בעוד שדוח חניה, נתיב תחבורה ציבורית או דוח אכיפה עירוני מטופל בדרך כלל מול הרשות המקומית שהנפיקה אותו.
לכל גוף עשויים להיות מועדים שונים, מסמכים שונים ואופן הגשה שונה.
לכן, כבר בשלב הקליטה יש לבדוק את הוראות הטיפול המופיעות על גבי הדוח או במערכת של הגוף שהנפיק אותו.
3. איתור הנהג שהחזיק ברכב במועד העבירה
זהו השלב המרכזי בתהליך.
יש לבדוק מי היה הנהג או המחזיק ברכב במועד ובשעה המופיעים בדוח.
הזיהוי חיב להתבסס על תיעוד ולא על זיכרון או הערכה.
ניתן להסתמך בין היתר על:
- טופס קבלת רכב.
- תיעוד החלפת רכב.
- תיעוד מסירת רכב חלופי.
- יומן רכב או יומן נסיעות.
- מערכת ניהול צי הרכב.
- רישומי סידור עבודה.
- מידע מחברת הליסינג.
- ועוד.
ברכב מאגר או ברכב המשמש מספר נהגים, יש לבצע בדיקה פרטנית.
אין להסב דוח לעובד רק משום שהוא הנהג שמשתמש ברכב בדרך כלל. יש לוודא כי הוא אכן החזיק ברכב במועד ביצוע העבירה.
5. אימות פרטי הנהג
לאחר איתור הנהג יש לוודא כי קיימים בארגון הפרטים הנדרשים לצורך ההסבה.
בהתאם לסוג הדוח ולדרישות הגוף המטפל, עשויים להידרש בין היתר:
- שם מלא.
- מספר תעודת זהות.
- מספר רישיון נהיגה.
- צילום רישיון נהיגה.
- הצהרת הנהג.
- מסמכי חברה או מסמכים נוספים המאמתים את החזקת הרכב.
אין להעביר בקשת הסבה עם פרטים חלקיים או לא מאומתים.
אם קיימת אי התאמה בין נתוני העובד במערכת לבין המסמכים שבידו, יש להסדיר אותה לפני ביצוע ההסבה.
6. בדיקת המועד האחרון לביצוע ההסבה
יש לבדוק את המועד הספציפי החל על הדוח שהתקבל.
המועד יכול להשתנות בהתאם לסוג הדוח, לגוף שהנפיק אותו ולמסלול הטיפול הרלוונטי.
לכן כבר ביום קליטת הדוח יש להכניס למערכת המעקב את המועד האחרון לביצוע הפעולה ולהגדיר מעקב מתאים.
מבחינת ניהול צי רכב, הטיפול צריך להתחיל מיד עם קבלת הדוח ולא ימים ספורים לפני פקיעת המועד.
7. ביצוע ההסבה
לאחר זיהוי הנהג ואיסוף המסמכים הנדרשים, יש להגיש את בקשת ההסבה בערוץ שאותו קבע הגוף שהנפיק את הדוח.
יש לוודא כי הבקשה הוגשה בצורה מלאה וכי נשמרה אסמכתה להגשה.
בתיק הדוח יש לשמור:
- העתק הדוח המקורי.
- פרטי הנהג.
- המסמכים שעל בסיסם זוהה הנהג (אם יש צורך).
- בקשת ההסבה.
- מסמכים שנלוו אליה.
- אישור הגשה או מספר פנייה.
- תאריך ההגשה.
- תשובות והודעות שהתקבלו בהמשך.
8. אין לראות בהגשת הבקשה כסיום הטיפול
מבחינת קצין בטיחות בתעבורה או מנהל צי, דוח לא נסגר ברגע שנשלחה בקשת ההסבה.
הוא נשאר פתוח עד שמתקבלת תשובה ברורה מהגוף המטפל.
יש לוודא:
- שהבקשה נקלטה.
- שלא נדרשים מסמכים נוספים.
- שההסבה אושרה.
- שהדוח הועבר על שם הנהג.
- או לחלופין שהבקשה נדחתה ונדרשת פעולה נוספת.
כל עוד לא התקבל אישור מתאים, יש להשאיר את הדוח במעקב.
9. עדכון הנהג
כאשר אותר הנהג הרלוונטי, יש לעדכן אותו בדבר קבלת הדוח והליך ההסבה.
אם נדרש ממנו להעביר הצהרה, צילום רישיון או מסמך אחר, יש לקבוע מועד ברור להעברת המסמכים.
אין להעביר את הדוח לעובד ולראות בכך סיום טיפול.
מבחינת הארגון, יש לוודא שהליך ההסבה אכן הושלם.
10. דוח שלא ניתן לשייך לנהג
אם לא ניתן לקבוע באופן ודאי מי נהג ברכב, אין לבצע הסבה על בסיס הערכה.
יש לבצע בדיקה נוספת מול כל מקורות המידע הרלוונטיים ולתעד את הבירור.
כאשר מדובר ברכב משותף ולא ניתן לזהות את הנהג בדיעבד, מדובר גם בכשל תפעולי שיש לטפל בו.
יש להקים או לחזק מנגנון שמאפשר לדעת בכל רגע:
מי קיבל את הרכב, באיזה מועד, ומתי החזיר אותו.
ברכבי מאגר רצוי לנהל רישום מסירה והחזרה באופן קבוע ולא רק כאשר מתקבל דוח.
11. תשלום דוח המיועד להסבה
כאשר הכוונה היא לבצע הסבה לנהג שביצע את העבירה, אין למהר לשלם את הדוח לפני שנבדקה אפשרות ההסבה.
קנס תעבורה לתאגיד גבוה פי 4 מקנס לאדם פרטי. כדי להחזיר את גובה הקנס למקור, חובה לבצע הסבה על שם הנהג. על פי סעיף 252א לחוק העונשין, חל איסור מוחלט על ארגון לשלם דוחות תנועה, שכן האחריות הפלילית היא אישית. יש לבצע את ההסבה בהקדם כדי למנוע מהארגון כפל קנס ותוספות פיגורים.
תשלום הדוח עלול להשפיע על האפשרות לבצע פעולות נוספות לאחר מכן, בהתאם לסוג הדוח ולמסלול הטיפול.
חשיבות התיעוד בניהול צי הרכב
היכולת להסב דוח בצורה נכונה מתחילה הרבה לפני שהדוח מגיע.
כאשר צי הרכב מנוהל בצורה מסודרת, ניתן לחזור גם חודשים לאחור ולדעת מי החזיק ברכב בכל מועד.
לכן יש חשיבות גבוהה לתיעוד מסירת רכבים, החלפות נהגים, רכבים חלופיים, החזרת כלי רכב ועדכון השיוכים במערכות הארגון.
מנקודת המבט של קצין בטיחות בתעבורה, הטיפול בדוח הוא לא פעולה אדמיניסטרטיבית בלבד. הוא חלק ממערכת הבקרה על הנהגים ועל השימוש בכלי הרכב בארגון.
ניהול עקבי של הדוחות מאפשר לא רק למנוע טעויות בהסבה, אלא גם לזהות דפוסי עבירות, נהגים החוזרים על עבירות דומות ונושאים המחייבים ריענון, הדרכה או טיפול מול הנהג.
בלופו ניהול ציי רכב אנו מלווים ארגונים בניהול מקצועי של כלי הרכב והנהגים, לרבות קליטת נהגים, מסירה והחלפת רכבים, מעקב אחר דוחות, בקרה על עבירות תנועה ושירותי קצין בטיחות בתעבורה.
